So funktioniert es

BriefButler arbeitet mit einer standardisierten, benutzerfreundlichen Oberfläche, über die Dokumente und Metadaten in das System eingegeben werden. Die Software führt dann eine Verzeichnisdienstabfrage durch, um den Empfänger zu ermitteln. Wenn dieser bei BriefButler registriert ist, wird das Dokument elektronisch zugestellt. Wenn nicht, übernimmt das System automatisch den Druck, die Kuvertierung und den Postversand. Dieser zweigleisige Zustellungsansatz gewährleistet einen reibungslosen Dokumentenversand, unabhängig davon, ob der Empfänger Zugang zu digitalen Diensten hat oder nicht.

Empfänger elektronischer Briefe von BriefButler können Dokumente nicht nur lesen und ausdrucken, sondern auch sofort unterschreiben und zurücksenden. Die strengen Sicherheitsmaßnahmen der Plattform stellen sicher, dass unterschriebene Dokumente rechtsverbindlich, fälschungssicher und unveränderlich sind. Jeder Schritt des Prozesses wird akribisch aufgezeichnet, um vollständige Transparenz und eine sichere Überwachungskette für wichtige Mitteilungen zu gewährleisten.

Neben der Bereitstellung einer hocheffizienten Zustellung ist BriefButler auch eine nachhaltige Lösung. Eine Fallstudie der Stadt Wien ergab, dass nach der Einführung des Systems die elektronische Zustellung um 75 % zunahm, was zu einer Reduzierung der CO₂-Emissionen um 23 Tonnen im Jahr 2023 führte. Im selben Jahr wurden Kosten in Höhe von 2,9 Millionen Euro eingespart.

Die Software steht sowohl Unternehmen als auch Privatpersonen zur Verfügung. Da sie für Letztere kostenlos ist, wächst die Empfängerdatenbank von BriefButler weiter, was die Effizienz und Nachhaltigkeit erhöht.

Das große Ganze

Die duale Zustelllösung von BriefButler hilft Organisationen, ihre eingehende und ausgehende Post effizienter, kostengünstiger und nachhaltiger zu verwalten. Durch die Automatisierung mühsamer Aufgaben wie Drucken und Kuvertieren können sich die Mitarbeiter auf höherwertige Tätigkeiten konzentrieren, anstatt sich mit wiederkehrenden Verwaltungsaufgaben zu befassen. Darüber hinaus minimiert die vollständige Transparenz des Prozesses das Risiko von verlorenen oder verlegten Dokumenten und macht ihn zu einer idealen Lösung für die sichere Zustellung offizieller Mitteilungen.

Am wichtigsten ist jedoch, dass BriefButler die physische Anwesenheit überflüssig macht, sodass Dokumente von überall aus versendet, abgerufen, unterschrieben und bearbeitet werden können. Da mobile und hybride Arbeitskulturen weiter zunehmen, ermöglicht diese erhöhte Flexibilität den Mitarbeitern, wichtige Aufgaben von jedem Ort aus zu erledigen – ob im Büro, zu Hause, in einem Café oder auf Reisen.