So funktioniert es

Datenverwaltung und -strategie spielen eine entscheidende Rolle bei der Optimierung von Effizienz und Transparenz innerhalb einer Organisation. Durch die Festlegung und Einhaltung der höchstmöglichen Standards für Genauigkeit, Vollständigkeit und Zuverlässigkeit der verfügbaren Daten können Entscheidungsprozesse erheblich beschleunigt werden, wodurch ein viel höheres Maß an Effizienz im Tagesgeschäft gewährleistet wird. Darüber hinaus ist eine durchdachte und optimierte Datenstrategie unerlässlich, um die Einhaltung relevanter Regeln und Vorschriften sicherzustellen – nicht nur zur Verbesserung der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit, sondern auch zum Schutz vor unbefugtem Zugriff.

So hat die Datenverwaltung und -strategie Prozesse und Arbeitsabläufe innerhalb des Wiener Stadtrats erfolgreich verändert:

• Digitalisierung der Stadtverwaltung: Umsetzung von Data Excellence Services (PEDES) in der gesamten Stadtverwaltung, um den Zugang zu konsistenten, qualitativ hochwertigen Daten durch ein skaliertes, agiles Modell sicherzustellen.
• KPIs als Grundlage für die Verwaltungsführung: Definition und Integration von KPIs in den täglichen Verwaltungsbetrieb, Einführung von Geschäftsanalysetools zur genauen Leistungsbewertung – für mehr Transparenz und eine bessere Evaluierung von Verwaltungsprojekten.
• Elektronische Aktenführung (Elektronische Akte - ELAK): Optimierte Datenverarbeitung und -analyse durch strukturierte Koordination und eine klare Architektur – für eine verbesserte Datenqualität und Effizienz bei der Informationsbeschaffung.
• Wirtschaftsplanung (MA01): Implementierung mehrdimensionaler Datenmodelle für detaillierte Analysen und Prognosen auf Basis von Cube-Technologien – für eine Echtzeit-Budgetierung, Szenarioanalysen und eine verbesserte Transparenz zwischen den Abteilungen.
• ITSM: Optimiertes IT-Service-Management (ITSM) in der gesamten Ratsverwaltung für eine effektivere Verteilung der Ressourcen sowie eine verbesserte Servicequalität und Kundenzufriedenheit.
• Business Data Governance: Implementierung von Business Data Governance und einer Datenstrategie für eine effizientere Datenverwaltung und -nutzung.
• Technische Steuerung: Einführung einer technischen Steuerung zur Gewährleistung von Konsistenz und Effizienz in allen IT-Systemen durch die Festlegung einheitlicher Standards und bewährter Verfahren für die Auswahl, Implementierung, den Betrieb und die Entscheidungsfindung im Technologiebereich.
• Agile Organisation und Datensteuerung: Einführung flexibler Arbeitsmethoden und eines effektiven Datenmanagements zur Förderung einer dynamischen und anpassungsfähigen Geschäftsumgebung, die zu mehr organisatorischer Flexibilität, Effizienz und verbesserter Datenqualität führt.

Das große Ganze

In jedem beruflichen und administrativen Umfeld sind Daten der Schlüssel für fundierte Entscheidungen. Durch die Optimierung der verfügbaren Informationen und die Einführung einer einheitlichen Methode zur Erfassung und Verarbeitung von Informationen kann sich das Personalmanagement bei der Entscheidung über die nächsten strategischen Schritte stets auf qualitativ hochwertige Daten verlassen – für innovativere, zukunftsorientierte Lösungen, die das wirtschaftliche Wachstum fördern. Darüber hinaus können organisatorische Prozesse erheblich optimiert und beschleunigt werden, um ein höheres Maß an Effizienz und Transparenz sowie höhere Sicherheitsstandards zu bieten.